Cómo elaborar un diagrama de procesos [+Plantillas]

Todos sabemos que los elementos visuales como los diagramas y los diagramas de flujo son la mejor forma de simplificar y comunicar información compleja, como por ejemplo los árboles de decisión.

Pero, ¿qué es lo que deberíamos considerar cuando mapeamos un diagrama de procesos?

¿Qué tipo de diagrama de procesos se adaptaría mejor a qué tipos de procesos?

¿Cómo diseñar un diagrama de proceso que sea tanto llamativo como fácil de entender?

Eso es justo lo que vamos a ver hoy.

En esta guía, intentaré dejar de lado las palabrerías sobre las técnicas para la diagramación de procesos. Y me concentraré en compartirte los fundamentos para diseñar lindos elementos visuales que te ayuden a comunicar tus procesos efectivamente.

Hablaremos sobre (haz clic para ir a cada sección):

¿Qué es el mapa de procesos de una empresa?
¿Para qué sirven los diagramas de proceso?
Tipos de diagramas de procesos (+ plantillas y ejemplos de diagramas de proceso)
Cómo mapear un diagrama de procesos de una empresa: símbolos de los diagramas de procesos
Cómo mapear un diagrama de procesos de una empresa: buenas prácticas y consejos de diseño
Crear un diagrama de proceso usando Venngage

¿Qué es el mapa de procesos de una empresa?

El mapa de procesos de una empresa se refiere al ejercicio de analizar y documentar un proceso que se lleva a cabo en tu organización.

Puede enfocarse en una vista general de las partes móviles más importantes o en describir los detalles esenciales de un flujo de trabajo específico.

El resultado de la actividad de un mapeo de procesos es un diagrama de procesos.

Un diagrama de proceso utiliza elementos visuales para representar una serie de pasos significativos para tu negocio, como la siguiente guía lo hace para evaluar los candidatos potenciales a sus puestos de trabajo:

Los diagramas de procesos de una empresa tradicionalmente son diagramas de flujo, pero el tipo de diagrama de procesos que elabores deberás elegirlo basándote en:

La información que necesitas mapear (la cual podría incluir los pasos, personas, sistemas, datos, entradas, salidas, decisiones o acciones involucradas en el proceso)
El propósito del diagrama
La audiencia con la que te comunicas

Los diferentes tipos de diagramas de procesos incluyen:

Diagramas de flujo (sus variaciones incluyen: diagramas de carriles, diagramas SIPOC y diagramas de flujo de alto nivel)
Mapas mentales
Infografías de proceso
Diagramas de flujo de trabajo
Mapa de Experiencia del Cliente
Diagramas de casos de uso
y más…

Pero no nos adelantemos. ¿Por qué las empresas elaboran diagramas de procesos?

¿Para qué sirven los diagramas de proceso?

Los negocios se construyen a partir de rodearse de personas con diferentes experiencias, roles y responsabilidades que trabajan juntas en procesos comunes. Los diagramas de procesos pueden realmente ayudar a desarrollar una comprensión compartida de estos procesos esenciales.

Estos permiten que te asegures que una tarea sea realizada de la misma forma a lo largo del tiempo y por todo el equipo. Incluso pueden promover la transparencia y ayudar a que se fortalezca la alineación en toda la organización.

Los diagramas de proceso pueden ser guías de alto nivel, como el siguiente mapa mental sobre las estrategias de marketing utilizadas para crear una alineación entre un equipo de marketing y un equipo de producto:

O podrían actuar como un plan de acción paso a paso para que un empleado realice una tarea específica, como esta guía para resolver problemas de TI:

La diagramación de procesos juega un papel en la optimización y comunicación de cualquier tipo de proceso interno, en especial en el caso de los procesos complejos, que cambian frecuentemente o que involucran a varias personas. Algunos ejemplos de esto incluyen:

Alinear a la organización en nuevas direcciones estratégicas
Entrenar a los empleados en procesos complejos para asegurar el cumplimiento y la precisión
Incorporación de nuevos empleados
Planificar flujos de trabajo para nuevos proyectos
Optimizar los flujos de trabajo existentes y reducir la redundancia

Los diagramas de proceso también sirven para mejorar la comunicación externa. Puedes emplearlos para ofrecer un resumen de tus servicios a clientes potenciales, para ayudar a guiar a los clientes a través de un sistema complejo y para hacer que la información técnica sea más accesible a las audiencias que no son técnicas.

En pocas palabras: las empresas usan los diagramas de procesos para mantener y mejorar la calidad y eficiencia del trabajo. Es decir, para analizar, optimizar y comunicar los procesos.

Tipos de diagrama de procesos (+ ejemplos y plantillas)

Revisemos algunos tipos de diagramas de procesos que debes considerar para la optimización y documentación.

Los procesos de una empresa se clasifican en 3 tipos:

Operativos: estos procesos ofrecen directamente un valor a los clientes y son básicos para la oferta del negocio (ejemplos: desarrollo de productos, adquisición)
De apoyo: estos procesos no generan ingresos de forma directa, pero apoyan a los procesos operativos (ejemplos: contratación, nómina)
De gestión: estos procesos están enfocados en el monitoreo y en mejorar la eficiencia en los procesos operativos y de apoyo (ejemplos: planificación estratégica, evaluación de desempeño del empleado)

Estos procesos pueden ser desglosados por rol. A continuación te mostramos una lista rápida (lee para ver los ejemplos y plantillas):

- Recursos Humanos: empleados en el proceso de inducción, proceso de contratación, proceso disciplinario del empleado, lineamientos para la revisión de hojas de vida, proceso de entrevistas
- Finanzas: planificación, presupuesto, informes, previsión
- Gestión: planificación estratégica, evaluación de desempeño, gobierno
- Ventas: proyección de ventas, calificación de clientes potenciales, promover clientes potenciales, cierres
- Atención y Soporte al Cliente: procesos de autoservicio al cliente, resolución de problemas, gestión comunitaria
- Producción y Operaciones: gestión de adquisición y de suministros

Diagramas de flujo de gestión de procesos de Recursos Humanos

La documentación de procesos es una parte integral para la profesión de recursos humanos. Para gestionar responsabilidades como: el cumplimiento, la contratación y los despidos, es vital que se sigan los procesos.

La documentación de procesos ayuda a que los profesionales de Recursos Humanos puedan:

Comunicar procesos y políticas de la empresa en toda la organización
Incorporar a empleados rápida y eficientemente
Garantizar un proceso de contratación que sea justo y consistente
Reforzar el aprendizaje para la capacitación del empleado y el desarrollo de sus habilidades

Por ejemplo, un mapa mental como el siguiente, puede ser una forma fácil de aclarar y comunicar las políticas de la empresa, al igual que los procesos de los diferentes departamentos.

Los diagramas de flujo también pueden ayudar en el proceso de contratación para asegurarte que la contratación sea justa y consistente. Un profesional de recursos humanos puede documentar procesos separados antes, durante y después de la entrevista del candidato, o puede ofrecer todo en un solo resumen, como la siguiente infografía de un proceso de contratación:

De un modo similar, estandarizar (y comunicar) tu proceso de revisión de desempeño te ayudará a definir las expectativas del empleado, así no habrá sorpresas al momento de las revisiones anuales.

Cuando incorporas nuevos empleados, contar con un conjunto de procesos documentados que seguir puede ayudar a mantener a los aprendices motivados y en sintonía, al momento de ponerse al tanto de los procesos organizacionales. Así que debes considerar monitorear la culminación de cada paso de la incorporación con una lista de verificación del proceso de incorporación:

Desglosar cada parte del proceso que un empleado tiene que aprender, en pasos más concretos en infografías de resumen (como la de abajo) ayuda a reducir la tensión en la otra parte de los empleados, quienes tendrán más tiempo para manejar las cosas que requieren de un enfoque más práctico.

Estos documentos de entrenamiento pueden servir además como referencia para aquellos empleados actuales que necesitan refrescar sus habilidades.

Diagramas de flujo de procesos de atención médica y mapas de experiencia del paciente

Así como los profesionales de recursos humanos, los proveedores de atención médica dependen mucho de los procesos para mantener a las organizaciones funcionando de la forma adecuada.

Los diagramas de procesos pueden ayudar a los profesionales de la atención médica con:

La comunicación del paciente: ayudar a los pacientes a entender sus opciones y a tomar decisiones basadas en la información
El cumplimiento del empleado: ayudar a que los profesionales se apeguen a las mejores prácticas
Mejorar la calidad: analizar el flujo de personas, servicios e información a través de un centro de salud

Los diagramas de flujo pueden ser una forma fácil y confiable para que los pacientes puedan tomar decisiones sobre su salud, basados en información, sin que se requiera ayuda práctica.

En el diagrama de flujo de atención médica, a continuación, los lectores son guiados a través de posibles resultados y se les suministra instrucciones basadas en diferentes resultados. Un diagrama de flujo como este ayuda a que los usuarios puedan acceder rápidamente a los servicios que necesitan.

Los diagramas de flujo y las infografías de procesos podrían ser tan útiles para los proveedores de atención médica como para los pacientes.

Por ejemplo, la siguiente infografía de procesos de American Tinnitus Association, describe los pasos de ingesta requeridos para los pacientes con tinnitus.

Fuente

Este tipo de infografía de proceso ayuda a garantizar que los pacientes tengan acceso a los servicios que necesitan, sin colocar tanta carga en el proveedor de la atención médica.

Mapa del viaje del paciente para mejorar la calidad

El mapa de los procesos también juega un papel central en muchas de las iniciativas para mejorar la calidad de la atención médica, lo cual implica analizar y optimizar los procesos internos para mejorar la calidad de la atención en los pacientes.

Por ejemplo, mapear el flujo de las personas, la información y los servicios durante el viaje del paciente, puede destacar las áreas de mejora, como lo muestra el siguiente diagrama de flujo de atención médica.

Fuente

Lo cual quizás muestra que un procedimiento de registro toma mucho tiempo o que la información del paciente necesita pasar por varios sistemas para llegar a donde necesita ir.

Puedes empezar a crear tu propio mapa de experiencia del paciente a partir de un simple diagrama de flujo, como el siguiente:

Ejemplos de flujo de procesos de gestión

Gran parte del liderazgo y gestión implica supervisar y monitorear los procesos; además de corregir el curso de los empleados que están fuera del camino.

Los ejecutivos y gerentes pueden utilizar mapas mentales, como el siguiente, para planificar y después comunicar una estrategia acerca de cómo su organización pretende lograr los objetivos a largo plazo.

Aunque un gerente quizás presente este tipo de estrategia en una reunión con todo el personal, entregar un diagrama de proceso o una línea de tiempo, como el que se muestra a continuación (con más detalles de los que puedan hablarse en una breve reunión) puede ayudar a que los empleados se mantengan alineados por mucho tiempo.

Al llegar el momento de revisar el desempeño de los empleados y la empresa, esta documentación de proceso hace que sea fácil comparar los pasos que se han tomado realmente con aquellos que fueron planeados inicialmente. Si existen discrepancias, se podrán añadir soluciones a la estrategia del siguiente año.

Diagramas de flujo de gestión

Un gerente que está delegando algunas de las decisiones a sus subordinados directos quizás le preocupe que disminuya la calidad de la toma de decisiones.

Ofrecer a los empleados diagramas de árbol de decisiones podría aliviar esta preocupación y hacer que los empleados se sientan más seguros en su trabajo.

Los diagramas de flujo también pueden ayudar a que los gerentes planifiquen nuevos procesos antes de que sean implementados en su organización. Una mapa de procesos permite que los gerentes puedan entender y prepararse para para tal cambio.

Empieza a planificar tus procesos con un simple diagrama de flujo o con una plantilla de árbol de decisión como el que se muestra a continuación:

Ejemplo de diagrama de flujo de trabajo

Los diagramas de flujo de trabajo, los cuales son como diagramas de flujo pero que muestran las acciones de una sola persona, son ideales para mapear los flujos de los usuarios.

Por ejemplo, este diagrama de flujo de trabajo muestra la ruta de un cliente procesando un pago en una página web.

Los diagramas como este pueden ayudar a que los equipos de atención al cliente entiendan cómo podrían asistir a los clientes que tienen problemas en el flujo, permitiéndoles garantizar que se resuelvan los problemas de los clientes de forma rápida y eficiente.

Los diagramas de flujo de trabajo también ayudan a que los gerentes de proyectos mantengan un seguimiento de los hitos del proyecto y entregables, para asegurarse que el proyecto sea entregado a tiempo.

Lee más: Más de 20 Plantillas para diagrama de flujo, con ejemplos y consejos de diseño

Cómo mapear un proceso de una empresa: símbolos de los diagramas de procesos

Hay una cantidad de estándares de notación diferentes que podrías utilizar, los cuales especifican los significados de los símbolos usados en los diagramas de procesos, los cuales incluyen:

- Lenguaje Unificado de Modelado (UML): un conjunto de símbolos usados en el desarrollo de software para visualizar el diseño de un sistema
- Modelo y Notación de Procesos de Negocios (BPMN): un conjunto de símbolos diseñados para visualizar los procesos de negocios
- Diagrama de Flujo de la Organización Internacional de Normalización (ISO): un conjunto de símbolos para diagramas de flujo, con convenciones para tipos de diagramas de flujo específicos, incluyendo los diagramas de flujo de datos, de sistemas y de programas.

El problema con estos sistemas es que depende de tu audiencia el poder entender dichos estándares específicos.

Como el objetivo de los diagramas usualmente es ayudar en la comunicación entre grupos de personas con diferentes bases de conocimiento, suele ser mejor apegarse a algunas de las formas más comunes, que la mayoría de las audiencias comprendan más fácilmente.

Aquí tienes las formas más comunes usadas en el tipo de diagrama de proceso más común y más útil, el diagrama de flujo:

- Rectángulo (actividad): usado para representar un paso, una tarea o una actividad realizada por una persona
- Rombo (decisión): usado para representar un punto de decisión, donde el flujo se ramifica en dos o más caminos
- Flecha (flujo): usado para indicar el orden de los eventos
- Óvalo (comienzo/fin): usado para representar un desencadenante que inicia o termina un proceso

Démosle un vistazo a cómo puedes usar estos cuatro símbolos para visualizar procesos complejos para cualquier audiencia.

Cómo mapear un proceso para empresas: buenas prácticas y consejos de diseño

Recolecta información y elige un tipo de diagrama de procesos

Antes de comenzar a diseñar el documento final que esperas presentar a tu equipo, a tu cliente o comprador, dedica algo de tiempo a pensar en lo que te gustaría mostrar, por cualquier motivo.

Considera qué información quieres comunicar:

¿Quieres especificar los roles o el personal que es responsable de ciertas tareas específicas?
¿Quieres ofrecer un resumen de alto nivel de un proceso que sirva como punto de partida para un nuevo empleado?
Quisieras comunicar cuánto tiempo tomaría cada parte del proceso?
¿Quieres resaltar los puntos críticos del proceso o cuáles son las entradas y salidas?
¿Quieres ayudar a un empleado a completar una tarea específica?

Un mapa mental, como el siguiente, quizás sea una mejor opción para comunicar una estrategia de alto nivel:

Las líneas de tiempo podrían mostrar una información similar, pero cambiarían el enfoque hacia los períodos de tiempo o las fechas:

Los diagramas de flujo son la opción más flexible y a menudo son los más útiles, ya que son ampliamente conocidos.

Son el estándar de oro cuando se trata de comunicar procesos con diversos caminos y pueden personalizarse fácilmente para ajustarse al nivel de detalle de cualquier proceso.

Es muy fácil añadir capas adicionales de información, como las personas responsables de un subconjunto determinado de tareas o el tiempo que podría tomar un conjunto de tareas.

Utiliza estilos, tamaños y formas consistentes para que luzca limpio y profesional

Los diagramas de procesos pueden desorganizarse rápidamente y hacerse difíciles de seguir, en especial aquellos con muchos pasos y puntos de decisión.

Puedes mantener tu diagrama despejado de la siguiente manera:

Manteniendo las formas consistentes de tamaño y alineadas unas con las otras
Por medio de conectores que comiencen y terminen en el mismo lugar en cada paso
Utilizando un espaciado consistente (a menos que quieras indicar agrupaciones, como se muestra en el siguiente ejemplo)
Organizando los flujos desde los puntos de decisión de forma consistente (es decir, no a la izquierda, sí a la derecha)
Reduciendo el número de curvas y esquinas en las líneas conectoras

Si sigues estos lineamientos, hasta un diagrama de procesos complejo lucirá profesional y será fácil de seguir.

Utiliza colores e íconos para enfatizar la información clave

Uno de los principios de comunicación visual más importantes es utilizar el color y los elementos visuales para cumplir con un propósito, y no solo como un elemento de decoración.

Esto es especialmente importante para un diagrama de procesos que servirá de referencia de forma regular y deberá ser entendido a simple vista.

Considera utilizar colores contrastantes, como: rojo y verde o naranja y azul para poder diferenciar entre los flujos positivos y los negativos (y mostrar los pasos regulares en un color neutro), como se muestra en el siguiente diagrama de decisión:

También puedes añadir íconos para hacer aclaraciones o dirigir la atención hacia los pasos claves, o incluso hacer que el diseño sea más llamativo, como este ejemplo de infografía de proceso:

Utiliza bordes, formas y líneas de tiempo para aumentar la densidad de la información

Una plantilla básica de diagrama de flujo puede ofrecer un gran punto de partida para tu diseño final, pero quizás no incluya elementos para todo lo que necesitas comunicar.

Puedes usar elementos como: bordes, formas y líneas de tiempo para transformar cualquier diagrama de flujo básico en un diagrama que visualice información más compleja.

Por ejemplo, cuando añades bordes o formas de apoyo a un diagrama de flujo, puedes crear un diagrama de carril, como el que se muestra a continuación, el cual aclara las responsabilidades de los diferentes grupos dentro del mismo proceso.

Fuente

Del mismo modo, cuando añades algo como una línea de tiempo (lo cual puedes extraer de una plantilla para línea de tiempo) a un diagrama de flujo, puedes aumentar la utilidad de tu diagrama e incluso ahorrarte el problema de crear y compartir un documento por separado.

Incluye etiquetas o una leyenda en tu diagrama de procesos

Si estás utilizando cualquier símbolo que no sea estándar o que se explique por sí mismo, no debes olvidar añadir etiquetas o incluir una leyenda para tus lectores.

Aunque seguramente tus lectores pueden inferir que significa cada símbolo, basándose en el contenido, tu diagrama de flujo será más útil (y más rápido de entender) si eres explícito cada vez que sea posible.

Eso significa que debes etiquetar cualquier flujo que esté fuera de los puntos de decisión, si los tienes, como las etiquetas de “alto” y “bajo” mostradas en este diagrama de flujo:

O puedes añadir una leyenda para aclarar el significado de cualquier color o forma, como se muestra en este diagrama de procesos de marketing:

Cómo crear un diagrama de procesos de negocios con Venngage

Venngage es una herramienta de comunicación visual en línea que te ofrece una gran variedad de plantillas para diagrama de procesos, los cuales no son simplemente diagramas de flujo convencionales.

Para hacer un diagrama de procesos para empresas en Venngage, empieza creando una cuenta gratis en Venngage. De esa forma obtendrás acceso a nuestras plantillas y a nuestro editor.

Explora nuestra página de Plantillas y selecciona una plantilla para diagrama de procesos que cubra tus necesidades. Tenemos una enorme cantidad de plantillas de donde puedes elegir, así que empieza revisando nuestras principales categorías de diagramas:

Encuentra una plantilla que se adapte a la estructura de tu proceso y a lo que quieres comunicar.

Después, en el editor, cambia el texto y añade elementos visuales que te ayuden a resaltar las ideas claves.

Nuestra función para reemplazar íconos hace que sea más fácil experimentar con diferentes imágenes e íconos. Haz clic en cualquier ícono de tu diseño y luego haz clic en “Reemplazar” para cambiarlo. En nuestra biblioteca, puedes encontrar íconos profesionales buscando por palabra clave. Encuentra los que mejor funcionen para ti.

También puedes encontrar formas, líneas y bordes en la sección de “Íconos” en el panel izquierdo. No olvides utilizarlos para añadir a tu diseño capas adicionales de información, como por ejemplo, emplear bordes para indicar agrupaciones o usar formas y líneas para adicionar una línea de tiempo.

Si tienes lineamientos de marca con los que debes trabajar, usa la función Mi Kit de Marca para aplicar rápidamente los colores de tu marca. ¡Solo haz clic para aplicarlo y mezclarlo hasta que estés a gusto con el resultado! Recuerda, prueba utilizar colores más brillantes para atraer la atención a la información más importante.

¡Finalmente, comparte el diagrama de procesos con tu equipo! Venngage hace que sea sencillo almacenar y compartir diagramas con las personas importantes para ti.

Luego de terminar la edición, copia el enlace para compartirlo directamente con tu cliente o con un compañero de trabajo. Pásate al Plan Negocios para descargar tu diagrama de flujo o para activar las funciones de equipo, como compartir y colaborar en equipo.

Conclusión

Bien sea que estés teniendo problemas con la adaptación de tu equipo, quieras mejorar la eficiencia en tu empresa o te estés preparando para incorporar a nuevos empleados, el mapeo de procesos de negocios puede ayudarte.

Empieza a crear tu biblioteca de documentación de procesos con diagramas de procesos, como: diagramas de flujo, mapas mentales e infografías de procesos que ayudarán a que tanto tú como tu equipo se mantengan en la misma página (sin importar cuán grande o pequeño sea tu negocio).

Con Venngage, no podría ser más fácil comenzar. ¡Empieza a mejorar tus procesos hoy!