Las propuestas de proyectos son imprescindibles para las empresas que dependen de clientes y socios para generar sus ingresos y ventas. Una propuesta de proyecto pulida y profesional es una de las mejores maneras de presentar las capacidades de tu equipo, tus productos y servicios.
Pero una buena propuesta de proyecto es más que solo un calendario y un presupuesto. Añadir adornos como tablas, gráficos u otro tipo de imagen puede ayudarte a llevar una propuesta aburrida a la cima y destacarte del resto.
Aprende a cómo crear una exitosa propuesta de proyecto y echa un vistazo a las diversas plantillas de propuestas de proyecto que podrás personalizar usando Venngage.
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Es importante que tengas en cuenta que las propuestas de proyecto no son lo mismo que las propuestas de negocio, aunque tengan ciertas similitudes. Una de las grandes diferencias es que las propuestas de negocios tienden a ser más generales y extensas. Aprende más sobre cómo escribir una propuesta de negocio genial.
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¿Cuáles son los 6 tipos de propuestas de proyecto?
Debido a que cada proyecto es único, existen diferentes tipos de propuestas de proyecto, pero estas son las más comunes:
Solicitada mediante RFP
RFP son las siglas de Request for Proposal (Solicitud de Propuesta) (también pueden llamarse Request for Quotation, o RFQ).
Este tipo de propuestas de proyectos por lo general tienen requisitos y obligaciones más estrictas. La empresa contratante suele enumerar los elementos que deberán incluirse en la RFP, así como las limitaciones o condiciones que aplican.
Desde el punto de vista del proveedor, el hecho de que se te solicite una propuesta suele ser una buena señal, ya que significa que tu empresa (o tú mismo, si eres un particular) lograste superar la ronda inicial de investigación de la parte contratante.
Solicitada informalmente
Las propuestas de proyectos solicitadas de manera informal son similares a las RFP o a las propuestas solicitadas formalmente en el sentido que pueden tener muchos requisitos, pero como están fuera del proceso formal de RFP, los requisitos a menudo no son establecidos por adelantado. Lo que puede significar que el proveedor debe investigar más y hacer más preguntas a la parte contratante, o que realmente no hay tantos requisitos.
Otra ventaja de presentar una propuesta de proyecto solicitada de manera informal es que la ausencia de un proceso formal tal vez signifique que el proveedor tendrá menos competencia.
No solicitadas
También denominadas propuestas (especulativas), las propuestas de proyectos no solicitadas proceden de parte del proveedor y no del contratante.
Estas propuestas son especialmente difíciles porque la parte contratante, bueno, puede no estar contratando en absoluto. Con una propuesta de proyecto específica o no solicitada, el proveedor cree que hay una necesidad de sus servicios y no solo debe convencer a la parte contratante de que la necesidad existe, sino también de que es el mejor o la mejor para cubrir esa necesidad.
Prepropuestas
Las prepropuestas pueden considerarse versiones reducidas de las solicitudes de propuestas. Suelen ser solicitadas por una parte contratante que quiere evitar un largo proceso de propuestas (o simplemente no quiere leer un largo discurso). Este tipo de propuestas son breves, normalmente de unas pocas páginas como máximo, y en función de los resultados, la parte contratante puede hacer una oferta o presentar una solicitud de RFP completa.
Propuestas de no competencia/continuación
Las propuestas de continuación son habituales en los proyectos de varios años o en aquellos en los que ambas partes han acordado ciertas condiciones que rigen el desarrollo del proyecto.
Al enviar una propuesta de continuación, el objetivo no es presentar tus servicios, sino mantener al cliente al día sobre el proyecto, informarle de cualquier dato que necesite saber o que haga parte del alcance del trabajo y así puedas obtener su aprobación formal para continuar con el proyecto.
Propuestas de competencia/renovación
Las propuestas de renovación son similares a las propuestas de continuación, pero en lugar de crearse en medio de un proyecto, una propuesta de proyecto de renovación se genera una vez que el proyecto o contrato termina. También se denominan propuestas competitivas porque el proveedor tendrá que argumentar por qué el proyecto o contrato deberá renovarse.
Puede ser prudente abordar este tipo de propuestas como si se tratara de una no solicitada, pero el beneficio para el proveedor es que (si el proyecto ha sido un éxito), tendrá como mostrar los resultados anteriores a ese cliente específico en su nueva propuesta.
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¿Qué contiene una propuesta de proyecto?
El contenido de las propuestas de proyectos varía en función del sector y tipo de propuesta. Por ejemplo, mientras que las propuestas solicitadas, no solicitadas y las prepropuestas suelen incluir un presupuesto negociable, el presupuesto de una propuesta de continuación probablemente ya esté fijado. Dicho esto, aquí puedes ver el contenido típico de una propuesta de proyecto:
- Resumen: Un resumen ejecutivo o de antecedentes del proyecto suele ser la primera sección de una propuesta de proyecto. La mayoría de los proveedores la utilizan como una oportunidad para agradecer a la empresa contratante la oportunidad, así como para resumir lo que el cliente va a ver en el resto de la propuesta.
Esta plantilla muestra un resumen ejecutivo completo para el lanzamiento de un producto, que puede ser más largo que el típico resumen ejecutivo o los antecedentes del proyecto en tu propuesta; algo que deberás tener en cuenta:
- Objetivo: Una explicación de lo que hay que hacer o del problema que se puede resolver si el contratante acepta la propuesta.
- Solución: Una explicación de lo que el vendedor/a haría para resolver el problema o cómo enfocaría la realización de la tarea necesaria.
- Alcance de proyecto: Una descripción detallada de lo que se haría exactamente, cuándo y cuánto costaría. Es posible que esta sección pueda incluir también información jurídica, aunque en la mayoría de los casos los contratos son independientes de las propuestas de proyecto.
Aquí tienes un ejemplo de cómo redactar el alcance del trabajo de tu propuesta de proyecto:
Call to action o llamada a la acción: La sección final de tu propuesta de proyecto (suponiendo que no haya apéndices) debe informar a la parte contratante de qué hacer a continuación. Incluye un lugar para que firmen el documento para mostrar tu aceptación, así como información de contacto en caso de que tengan más preguntas.
- Apéndice: Los apéndices de las propuestas de proyectos pueden incluir información que no se ajuste a los requisitos del cliente o que ayude a explicar mejor la información de la parte principal del documento. Esta sección es opcional.
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¿Cómo escribir una propuesta de proyecto y qué hace que sea una buena propuesta?
Redactar una buena propuesta de proyecto puede ser un reto, incluso si no hay muchos requisitos de la parte contratante. Esto se debe a que tienes que elaborar el mensaje específicamente para la empresa o la persona a la que envías la propuesta, y eso puede significar hablar de hechos concretos sobre ti.
Aquí tienes algunos consejos a la hora de redactar tu propuesta de proyecto:
Revisa la solicitud de propuestas (si tienes una)
Si no hay una solicitud de propuesta formal (RFP), tendrás que empezar a investigar todo lo que puedas sobre tu cliente potencial. Esto significa averiguar no sólo el problema que esperas resolver, sino la historia del cliente, su sector, sus competidores y mucho más. Conocerlos mejor te ayudará a saber cómo presentarte de la mejor manera posible.
Crea un esquema de propuesta de proyecto
Tanto si utilizas las secciones que hemos enumerado anteriormente en ese orden, como si añades o eliminas otras o cambias las cosas de sitio, anota un esquema rápido de las secciones que debes tener en cuenta mientras trabajas.
Destaca los elementos que pueden diferenciar tu propuesta
Por ejemplo, si sabes que tu empresa podrá realizar la tarea más rápidamente que los competidores, haz que ese sea el punto central de tu sección de solución o alcance del trabajo. Compara tu propuesta de plazo con la que probablemente propongan tus competidores al cliente.
También debes anotar cualquier elemento que puedas visualizar mediante un gráfico, una tabla u otro elemento de diseño: los elementos visuales pueden ayudar a que tu propuesta de proyecto sea más fácil de ver, además de que sea también más memorable y le muestre al cliente que eres creativo/a.
Aquí tienes un ejemplo de cómo puede quedar en tu propuesta de proyecto:
Evita el lenguaje excesivamente comercial
Puede ser tentador (sobre todo si envías propuestas de proyectos no solicitadas) usar en tu propuesta algunos de los mismos términos que usarías en un anuncio, pero debes reducir al mínimo esa forma de redacción.
Deja que tu propuesta hable por sí misma; si tú o tu empresa son realmente los mejores para el trabajo, debe ser evidente en tu propuesta. Ser directo/a también puede indicar a la parte contratante que no quieres hacerles perder el tiempo con un lenguaje florido. En las propuestas de proyectos es mejor hablar de hechos que de opiniones.
Establece un único punto de contacto
Algunas propuestas de proyectos incluyen listas o incluso breves biografías del equipo o personal que participará en el proyecto. Pero es una buena idea asegurarte de que tu propuesta de proyecto deje claro con quién debe ponerse en contacto el cliente para hacer avanzar el proyecto o plantear cualquier pregunta. Incluye los datos de esta persona al principio y al final del documento.
Escribe con una sola voz
Aunque es habitual que las solicitudes de propuestas extensas sean completadas por muchas personas del equipo, hay que asegurarse de que la persona responsable de reunirlo todo tenga la oportunidad de hacer que el documento parezca cohesionado. Debe parecer que una sola persona lo ha elaborado.
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Plantillas de propuestas de proyecto y ejemplos
Ahora que exploramos algunos de los antecedentes y el propósito de las propuestas de proyectos, echemos un vistazo a algunas plantillas que puedes personalizar usando Venngage para tu propio proyecto.
Ejemplos de propuestas de construcción
El sector de la construcción es complejo, y las propuestas de proyectos son fundamentales para conseguir negocios y mantener los proyectos andando. Pero hay muchos enfoques que puede adoptar una propuesta de proyecto de construcción.
Tomar lo complicado y hacerlo sencillo es un reto, sobre todo en este campo, pero como muestra este ejemplo de propuesta de proyecto, se puede lograr. Al utilizar un lenguaje sencillo y claro y realizar un buen énfasis visual, esta plantilla de propuesta de proyecto gratuita destaca por su sencillez.
Muchas empresas contratantes se limitan a ojear las propuestas de proyectos en lo que respecta a aspectos como el presupuesto y el calendario, y aunque hay que elaborar una propuesta atractiva, es una buena idea poner este tipo de elementos en primer plano, como hace esta propuesta de proyecto de construcción..
Recuerda que, independientemente de que tu empresa sea contratada para el trabajo en cuestión, cada documento que envíes a otra empresa es una oportunidad de establecer tu identidad de marca. Utiliza una plantilla como la que se muestra a continuación, actualízala con tu logo y con los colores y tipos de fuente de tu marca para mantenerla alineada con tu mensaje.
Como puedes ver en el ejemplo siguiente, unos pocos cambios de color pueden marcar una gran diferencia:
Para aplicar fácilmente los colores y logos de tu marca, basta con que los extraigas automáticamente de tu sitio web mediante el branding automático:
Y aplícalos a tu diseño en un solo clic con Mi Kit de Marca:
Ejemplos de propuestas de diseño
Se podría pensar que para un diseñador es obvio crear una propuesta de proyecto bien diseñada, pero es habitual que las personas creativas tengan dificultades cuando se trata de pensar de forma analítica. Por eso, tener un par de buenas propuestas de proyecto en el bolsillo es perfecto para un diseñador.
Las propuestas de proyectos en los campos creativos tienden a ser un poco menos recargadas que las de otros sectores, así que aprovecha tu propuesta para hacer una declaración de diseño audaz. La plantilla que se muestra a continuación, por ejemplo, utiliza una llamativa paleta de colores e imágenes minimalistas en la portada para que la propuesta destaque, y esos toques se refuerzan en todo el documento.
Este ejemplo, de forma similar, utiliza combinaciones de colores creativas para dar un tono de diseño. Pero como ilustran estas dos plantillas, la estructura de la propuesta de proyecto debe ser sólida e incluir toda la información necesaria.
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Ejemplos de propuestas de trabajo
No todos los sectores requieren de un enfoque único para las propuestas de proyectos y, de hecho, para la mayoría de las solicitudes, bastará con una plantilla de propuesta de proyecto general, siempre que se actúe con la debida diligencia para seguir los requisitos establecidos por la parte contratante.
Esta plantilla creada para una empresa de consultoría ilustra un enfoque sencillo de las propuestas de proyectos que puedes adaptar fácilmente a tus necesidades. Añade o elimina páginas, inserta tablas y gráficos o nuevos íconos y crea una narrativa convincente.
Esta plantilla de propuesta de proyecto es un excelente ejemplo de cómo las empresas pueden utilizar plantillas establecidas para crear una propuesta única. Fíjate en cómo utilizan las secciones que les corresponden y las unen de forma que resulten atractivas para su cliente potencial.
Ejemplos de propuestas de marketing
A los profesionales del marketing y a las agencias de marketing se les pide regularmente que presenten solicitudes de propuestas, ya sea para proyectos individuales o para compromisos a largo plazo, por lo que la agencia de marketing media necesitará tener a mano varias propuestas de proyectos que puedan modificar cuando lleguen nuevas solicitudes.
Esta plantilla de propuesta de proyecto de marketing en redes sociales es ideal para una sola campaña y no para un compromiso de varios años. En ese caso, es fundamental asegurarse de que todas las fechas y los hitos de la campaña estén claramente indicados.
En el mejor de los casos, una agencia de marketing o un comercializador tendrá la oportunidad de proponer un trabajo a largo plazo. En ese caso, esta plantilla de propuesta de proyecto es ideal para esbozar todos los aspectos de la propuesta de proyecto, incluido un calendario que se extiende a un año completo.
Un aspecto clave para el éxito del marketing moderno es realizar muchísimas investigaciones sobre las palabras clave, los competidores y el tráfico, y muchos profesionales del marketing incluyen estas métricas en sus propuestas de proyectos, siguiendo las líneas de este ejemplo. Observa cómo se utilizan tablas y gráficos de gran impacto para que la audiencia pueda asimilar los datos y tomar una decisión informada.
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En resumen: presenta tus productos de la mejor manera posible con una de las plantillas de propuestas de proyectos profesionales de Venngage
Darle a conocer a un cliente potencial lo que tú o tu empresa son capaces de lograr es una herramienta esencial en muchos campos, y las propuestas de proyectos pueden hacer que tu empresa destaque como pocos documentos lo consiguen.
Empieza con una de estas plantillas o crea tu propuesta de proyecto desde cero. Tanto si tu empresa acaba de recibir una RFP como si quieres atrapar ese pez gordo de tu sector, Venngage te permite crear una propuesta de proyecto eficaz muy fácil y sin agobiarte. Empezar es gratis.