Comunicarse efectivamente con un equipo remoto es uno de los retos más grandes que enfrentan las empresas cuando se trasladan hacia una cultura de trabajo sin oficinas.
Gran parte del tono de las conversaciones cara a cara tiende a perderse mediante el correo electrónico. Si te encuentras en esa situación puede que te preguntes ¿Cómo crear una cultura de oficina cuando no tienes una oficina?
Venngage, como muchas empresas de tecnología, tiene una política de trabajo remoto flexible. De hecho, el 13% de nuestros empleados trabajan de forma remota a tiempo completo. Incluso manteniendo una conversación con nosotros durante semanas o incluso meses.
Cambiar hacia una estructura de trabajo remota podría parecer algo abrumador al comienzo, pero si sigues estos 10 simples consejos para lograr una comunicación efectiva con tu equipo remoto, seguro verás los beneficios.
Hemos incluido plantillas que te ayudarán a comunicarte de manera eficaz con tu equipo.
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- Prepárate para adaptarte a los desafíos del trabajo en remoto
- Asegúrate de reunirte con tu equipo de forma periódica
- Invierte en un software colaborativo y en herramientas de telecomunicación
- Utiliza diagramas y elementos visuales para asegurarte que los procesos se entiendan por completo
- Crea una cultura de oficina en línea
- Presenta ideas y argumentos de forma visual
- Evita los documentos de texto aburridos usando imágenes y elementos visuales
- Establece plazos de entrega claros y detallas las expectativas
- Establece normas de comunicación
- Confía en tus empleados
1. Prepárate para adaptarte a los desafíos del trabajo remoto
El trabajo remoto viene con sus propios desafíos. Especialmente si solo has trabajado en roles de oficina. Adaptarte a establecer tu propio horario, mover tus comunicaciones de forma digital y aprender que realmente no puedes ser muy productivo desde la cama, puede ser duro.
Pero si eres consciente de las dificultades, vas a estar más preparado para enfrentarlas.
Usa una plantilla de mapa mental para superar los obstáculos que implica el trabajo remoto
Antes de que tu equipo haga la transición hacia el trabajo remoto, piensa en los obstáculos que podrías enfrentar.
Considera algunas cosas como: la comunicación, las dificultades técnicas, la procrastinación y el balance entre la vida personal y el trabajo.
Puede ser de gran utilidad que empieces a anotar esos obstáculos en un mapa mental, ya que te ayudará a pensar en las soluciones.
También es importante que te asegures de comunicar de forma efectiva cualquier cambio dentro de tu equipo. Si estás cambiando por completo al trabajo remoto, envía a tus empleados una carta formal notificando el cambio, en un papel de membrete de la empresa.
Probablemente también quieras crear un documento de las políticas. ¡En Venngage utilizamos infografías para comunicar nuestras políticas! Un sencillo formato de Preguntas y Respuestas te ayudará a asegurarte de que el equipo entienda por completo tus políticas.
2. Asegúrate de reunirte con tu equipo de forma periódica
El trabajo remoto puede resultar solitario. Es importante que regularmente te pongas en contacto con tu equipo.
En Venngage tenemos reuniones en video a través de Hangouts de Google para revisar el trabajo, compartir ideas y simplemente ponernos al día. Planeamos dos reuniones por semana, pero siempre estamos abiertos a llamadas de ser necesario, si a alguien le gustaría compartir nuevas ideas.
La colaboración aún existe en nuestros equipos —¡Sólo luce un poco diferente!
EsAdemás de las reuniones en video regulares, tenemos un tablero de Slack muy activo. Con canales para todo; desde #Equipo-de-Contenido hasta #Musica-Genial, donde hablamos todos los días.
Estar en contacto no solo es bueno para elevar la moral. Al estar en contacto de forma regular, eres capaz de percibir cualquier obstáculo actual o potencial antes de que pueda convertirse en un problema.
Utiliza una plantilla de informe de actividad diaria para monitorear el progreso
Un informe de actividad diaria hace que sea más fácil monitorear los contactos diarios. De este modo, puedes hacer seguimiento a los problemas y al progreso, que de otra forma pasarían inadvertidos o se quedarían en el camino.
3. Invierte en software colaborativo y en herramientas de telecomunicación
Si algunas de tus mejores ideas surgen de compartir cosas con tu equipo, entonces el trabajo remoto podría parecerte un desastre. Pero usando un buen software colaborativo puedes recrear la experiencia de estar “en la oficina”.
En Venngage usamos una combinación de Slack para los mensajes y Hangouts de Google para las videollamadas. Casi todos los días, alguien envía un mensaje en el canal compartido de Slack diciendo: “Tengo una idea, ¿qué opinan?”
Un software compartido puede ser el secreto para una buena colaboración
También utilizamos software compartidos que hacen más fácil nuestro trabajo. La herramienta Buzzstream nos ayuda a coordinar campañas de correo electrónico y Google Docs nos facilita poder trabajar juntos en publicaciones de blog.
Además usamos la función de Venngage para Equipos, la cual permite que a través de nuestras cuentas individuales podamos acceder a presentaciones y documentos compartidos.
Ser capaces de trabajar en forma colaborativa en una presentación como un Equipo de Contenido, hace que nuestra reunión semanal sea mucho más fluida. ¡No más clics sobre cada una de las diapositivas!
Explica los procesos colaborativos claramente con un diagrama de flujo
Cuando haces la transición al trabajo remoto, los procesos colaborativos puede que sean difíciles de adoptar. Asegúrate de que todo tu equipo entienda cómo, cuándo y porqué se debe usar la colaboración, haciendo un simple diagrama de flujo.
Un diagrama de flujo es genial para describir todas las variables en una situación; y crear un diagrama de flujo visual es más fácil que explicar el proceso una y otra vez.
4. Usa diagramas y elementos visuales para asegurarte que los procesos se entiendan por completo
Cuando trato de explicar un proceso o una idea, muevo mucho las. Algunas veces hago garabatos en un pedazo de papel. Y puedo saber si mi explicación se entiende al ver la reacción de las personas.
¿Cómo podría traducirse eso en un trabajo remoto?
Un diagrama puede ser la solución. Los diagramas están diseñados para que sean fáciles de entender y son geniales para comunicar procesos o ideas complejas.
Un simple diagrama de procesos, como el siguiente, se puede compartir con tu equipo remoto para asegurarte que los procesos se sigan consistentemente. Usando íconos simples y oraciones cortas, puedes explicar las cosas de forma sencilla.
Otra excelente idea, es tener un elemento visual de una sola página, para enviarlo a tus nuevos empleados como parte de su proceso de iniciación. Esto te permitirá ahorrarte tiempo a largo plazo.
¡También puedes mostrar tu estrategia con un plan de proyecto!
5. Crea una cultura de oficina en línea
Si tu oficina se convirtiera en remota a tiempo completo, ¿qué extrañarías más? Probablemente, a las personas.
La cultura empresarial es un recurso excelente para crear buenos entornos de trabajo. Mucha de esa cultura se genera a partir de cómo se tratan los unos a los otros. Esto podría ocurrir en una rápida conversación mientras haces café o luego de la hora feliz del trabajo.
A los empleados les gusta sentirse valorados.
Homenajea a tus empleados con una infografía de compromiso de empleados
No tienes que dar grandes recompensas o premios lujosos para demostrarle a tus empleados que los valoras. Una simple infografía de celebración, compartida con todo el equipo, podría ser una forma increíble de demostrarles que aprecias su arduo trabajo.
Utiliza una plantilla de empleado del mes, como la siguiente, para hacer una celebración rápida y fácil:
Pero, aparte de homenajear a tus empleados, ¿cómo crear una cultura de oficina cuando todos trabajan virtualmente?
El Marketer de Contenidom Ryan McCready ha trabajado a distancia para Venngage durante 6 años. ¿Su consejo?
“Comunícate todo lo que puedas con tus compañeros de trabajo mientras trabajas de forma remota. No temas hablar sobre todo lo que harías en la oficina y mucho más. Comparte fotos de tu almuerzo, de tus hijos e incluso de tus mascotas. Las personas sentirán esa conexión humana luego de unos días”.
Crea una oficina en línea con “salidas” y eventos digitales
Hacer actividades divertidas en línea puede ser otra forma de trasladar la cultura de oficina a todo tu personal. Pequeñas pruebas, encuestas, o incluso discusiones sobre el último programa de televisión maratónico, será suficiente. Un chat de trabajo no tiene que ser exclusivamente sobre trabajo.
En Venngage, tenemos una noche de Trivia Virtual en la que todos nuestros empleados juegan, sin importar en qué lugar del mundo se encuentren.
Puedes crear una simple invitación muy rápido para que los empleados se enteren de tus eventos digitales.
6. Presenta ideas y argumentos de forma visual
Presentar ideas en persona es mucho más que tan solo una presentación de diapositivas. La energía en la sala, la confianza en tu voz, inclusive la cantidad de personas que están presentes pueden marcar una gran diferencia en cómo se recibe tu mensaje.
Pero cuando estás haciendo una presentación en línea, es más difícil transmitir toda esa energía.
Para contrarrestar eso, enfócate en hacer diapositivas llamativas con hermosos diseños. Elige un diseño fresco con un poderoso llamado a la acción, paletas de colores simples, diagramas e íconos.
¡Anima a tu equipo remoto a hacer presentaciones para mostrar ideas o comentarios sobre los resultados!
7. Evita los documentos de texto aburridos con imágenes y elementos visuales
A nadie le gusta leer un bloque de texto. Aun así, cuando trabajas de forma remota, puede ser mucho más fácil leer.
Es indispensable que te asegures que todos tus documentos sean completamente visuales y atractivos. Usa encabezados, añade color, imágenes y hasta infografías.
Un ícono bien ubicado o un toque de color pueden hacer que tu documento se vea más sofisticado y lograr que las personas quieran leerlo. Pero no exageres —apégate a una pequeña paleta de colores (negro, blanco y otros dos colores más, como máximo) y asegúrate de dejar suficiente espacio en blanco alrededor de las imágenes.
Usa una plantilla para crear informes y planes llamativos
Muchas veces resulta más fácil volver a lo de antes, y escribir un informe de Word, simplemente porque no tienes experiencia en diseño o por la poca confianza que tienes para diseñar un informe por ti mismo.
Pero hay cientos de plantillas diseñadas profesionalmente que puedes usar para hacer que tu información sea super agradable a la vista.
El plan de proyecto a continuación podría ser fácilmente un documento de texto, pero agregando fotos, fuentes, colores y una textura de fondo, se destaca de inmediato.
Lo mismo sucede con cualquier número o dato que necesites presentar. En vez de usar tan solo una tabla en una diapositiva, ¿por qué no visualizas algo de esa información en tablas, gráficas o infografías? Hacer una infografía puede sonar algo complicado, pero visualizar los datos puede ser una forma muy fácil de crear interés en tus lectores.
Aprende cómo presentar tus datos visualmente
8. Establece plazos de entrega claros y detalla las expectativas
Cuando trabajas de forma remota, es muy fácil caer en la procrastinación. A menos que tengas una oficina en casa, probablemente estés trabajando desde tu habitación, cocina o sala de estar.
Evita las posibles distracciones estableciendo plazos de entrega muy claros y las expectativas del trabajo remoto. Revisa frecuentemente para asegurarte de que estos plazos se cumplan.
En Venngage, a menos que se indique de otra forma, cuando eliges trabajar de forma remota, confiamos en que estarás en línea, con una buena conexión a Internet y disponible durante todo el horario de oficina. Esta expectativa ayuda a que las personas sigan siendo responsables.
Una expectativa que también debes establecer de forma clara es el horario de oficina. Trabajar desde casa no significa trabajar todas las horas. Anima a tu equipo a que se desconecten al final del día y puedes dar el ejemplo, al no responder mensajes fuera del horario de oficina.
Crea una checklist de expectativas para tus trabajadores o proyectos remotos
Una vez que hayas establecido las expectativas para los trabajadores remotos, ¿por qué no crear una lista de verificación o checklist que sea visualmente atractiva, a la que tanto tú como el equipo remoto puedan consultar como referencia?
La lista de verificación no tiene que ser complicada, pero podrías usar colores e íconos para ayudar a diferenciar los puntos por importancia o tema.
Planifica tus proyectos cuidadosamente para mantener a tu equipo remoto sobre ruedas
Con equipos remotos, las personas trabajarán frecuentemente en diferentes zonas horarias. Planificar cuidadosamente tu campaña o proyecto puede ayudar a mantener a tus empleados al día.
Puedes emplear un diagrama de planificación, un diagrama de flujo o inclusive un informe del plan de proyecto, para identificar todos los objetivos que necesitas cubrir para una ejecución exitosa.
9. Establece normas de comunicación
Otro elemento clave para trabajar de forma remota es tener pautas de comunicación muy claras. Tus normas no tienen que ser complicadas. Sólo confirma qué tipo de comunicación es la apropiada y cuándo.
Por ejemplo, puedes usar Slack para chatear sobre temas generales, pero pide que todas las decisiones o asuntos oficiales sean notificados por correo electrónico. Puedes pedir que los mensajes sólo se envíen en horario de oficina y que las comunicaciones de emergencia se hagan por teléfono.
También debes definir las pautas sobre lo que es y no es apropiado en relación a las vulgaridades, al lenguaje explícito y a los asuntos polémicos.
Crea un manual de empleado que detalle las expectativas de tu equipo
Menciona estas normas en tu manual del empleado, cuando los nuevos empleados comiencen a trabajar en la empresa.
10. Confía en tu personal
No puedes trabajar eficientemente con un equipo remoto, a menos que confíes en tu equipo.
Los trabajadores remotos no están presentes en la oficina, así que puede ser mucho más difícil reportarse con tanta frecuencia. La microgestión por correo electrónico es algo frustrante para todos los que están involucrados.
“Puedo hacer mi trabajo sin sentir que alguien está mirando sobre mi hombro a cada minuto del día. Eso ocurre porque he creado un nivel de confianza con mis compañeros de trabajo y con los managers. Si trabajas en un campo creativo, como lo hacemos nosotros, realmente necesitas tomar distancia y dejar que tu equipo sea creativo”.
Mejor, contrata personas en las que puedas confiar para hacer el trabajo y dales espacio para que hagan su trabajo. Sólo porque no puedes verlos trabajando no significa que no estén trabajando.
Trabajar de forma remota puede ser una experiencia realmente gratificante, tanto para los equipos remotos como para los gerentes. ¡Sigue estos consejos para sacarle el máximo provecho a esa experiencia y que tengas un trabajo feliz!
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